Polityka prywatności TorT i EwiJob

← Powrót na stronę główną

§1. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z platformy TorT i aplikacji EwiJob jest: PHU BART-COM BARTŁOMIEJ GŁOWACKI, ul. Niepodległości 27, 64-965 Okonek, NIP: 7671475685, REGON: 572080591, e-mail: kontakt@apptort.pl, strona: https://apptort.pl.
2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się pod adresem e-mail: kontakt@apptort.pl.

§2. Zakres przetwarzanych danych

2.1. Dane Klientów (podmioty zarejestrowane)

Przy rejestracji i korzystaniu z platformy przetwarzamy następujące kategorie danych:

• dane identyfikacyjne podmiotu: nazwa firmy/placówki, NIP, REGON, adres siedziby,
• dane osoby reprezentującej lub administrującej kontem: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu (jeśli podany),
• dane logowania: adres e-mail (login), hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej),
• dane płatnicze (transakcyjne): identyfikator transakcji PayU, status płatności, kwota, data — Administrator nie przechowuje numerów kart płatniczych ani danych rachunku bankowego,
• dane do faktur: dane firmy, NIP, adres, dane nabywcy,
• dane aktywności: logi systemowe, adresy IP, daty i godziny logowania, historia operacji w systemie.

2.2. Dane Użytkowników (osoby korzystające z konta Klienta)

• imię, nazwisko, adres e-mail,
• rola w systemie (Dyrektor, Manager, Pracownik),
• przynależność do Placówki,
• dane aktywności w systemie.

2.3. Dane pracowników przetwarzane w EwiJob

Klient korzystający z EwiJob może wprowadzać do systemu dane pracowników, w szczególności:

• imię, nazwisko, identyfikator pracownika,
• harmonogramy/grafiki pracy,
• ewidencję czasu pracy, listy obecności,
• wnioski urlopowe i inne wnioski pracownicze.

W zakresie danych pracowników przetwarzanych w EwiJob:

• Klient jest odrębnym administratorem danych osobowych swoich pracowników i ponosi pełną odpowiedzialność za posiadanie odpowiedniej podstawy prawnej przetwarzania tych danych oraz za wypełnienie wobec pracowników obowiązków informacyjnych.
• Administrator platformy (PHU BART-COM BARTŁOMIEJ GŁOWACKI) przetwarza te dane w imieniu Klienta w roli podmiotu przetwarzającego (procesora), wyłącznie na udokumentowane polecenie Klienta, w zakresie niezbędnym do świadczenia usługi.
• Szczegółowe warunki powierzenia przetwarzania danych mogą być uregulowane odrębną Umową Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), zawieraną na wniosek Klienta.

§3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Cel przetwarzania	Podstawa prawna (RODO)
Zawarcie i wykonanie Umowy z Klientem	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Świadczenie usług platformy TorT i EwiJob	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Obsługa płatności i wystawianie faktur	Art. 6 ust. 1 lit. b i c — wykonanie umowy, obowiązek prawny
Weryfikacja danych firmy w GUS/REGON	Art. 6 ust. 1 lit. b — wykonanie umowy
Przechowywanie dokumentów księgowych	Art. 6 ust. 1 lit. c — obowiązek prawny (przepisy podatkowe)
Rozpatrywanie reklamacji	Art. 6 ust. 1 lit. b i f — wykonanie umowy, uzasadniony interes
Bezpieczeństwo systemu i zapobieganie nadużyciom	Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes administratora
Komunikacja techniczna i informacyjna	Art. 6 ust. 1 lit. b i f — wykonanie umowy, uzasadniony interes
Dochodzenie lub obrona roszczeń	Art. 6 ust. 1 lit. f — uzasadniony interes administratora

§4. Platforma TorT — szczegóły przetwarzania

1. Dane Klientów i Użytkowników są przetwarzane w celu umożliwienia korzystania z funkcji TorT: zarządzania prowizjami, planami, raportami, Pakietami i płatnościami.
2. Dane są izolowane według Placówek — Użytkownicy jednej Placówki nie mają dostępu do danych innej Placówki, chyba że ich rola na to zezwala.
3. Role Dyrektora, Managera i Pracownika określają zakres widocznych i edytowalnych danych w systemie.

§5. Aplikacja EwiJob — szczegóły przetwarzania

1. Dane Użytkowników (imię, nazwisko, e-mail, rola, Placówka) są synchronizowane z TorT za pośrednictwem mechanizmu SSO. Nie ma konieczności ponownego zakładania konta.
2. EwiJob przetwarza dane organizacyjne pracowników w zakresie grafików, ewidencji czasu pracy i wniosków urlopowych.
3. EwiJob nie przetwarza danych kadrowo-płacowych, składek ZUS ani danych dotyczących wynagrodzeń. Jest wyłącznie narzędziem pomocniczym do organizacji pracy.
4. Dostęp do EwiJob jest możliwy wyłącznie w ramach aktywnego Pakietu Team lub wyższego.

§6. Odbiorcy danych i podmioty przetwarzające

Dane mogą być przekazywane następującym podmiotom zewnętrznym działającym jako podmioty przetwarzające (procesory) w imieniu Administratora:

Podmiot	Rola	Cel
PayU S.A. (Polska)	Operator płatności	Obsługa transakcji płatniczych online
Fakturownia sp. z o.o. (Polska)	System fakturowania	Wystawianie faktur i proform
GUS / REGON	Publiczna baza danych	Weryfikacja danych firmy po NIP
OVH sp. z o.o. (hosting/VPS)	Dostawca infrastruktury	Hostowanie aplikacji i danych
Dostawca SMTP / poczty e-mail	Dostawca e-mail	Wysyłanie wiadomości e-mail (faktury, powiadomienia)

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych. Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG) bez zapewnienia odpowiednich zabezpieczeń prawnych.

§7. Okresy przechowywania danych

Kategoria danych	Okres przechowywania
Dane konta Klienta	Czas trwania Umowy + 3 lata od jej zakończenia (roszczenia cywilne)
Dokumenty księgowe i faktury	5 lat od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku
Dane Użytkowników (konto)	Czas trwania Umowy + do czasu usunięcia konta
Dane pracowników w EwiJob	Zgodnie z poleceniem Klienta lub do zakończenia Umowy + czas na rozliczenie
Logi systemowe	Do 12 miesięcy
Dane o transakcjach	Zgodnie z wymogami podatkowymi (do 5 lat)

§8. Prawa osób, których dane dotyczą

Osoby, których dane są przetwarzane, mają następujące prawa:

• Prawo dostępu do swoich danych (art. 15 RODO),
• Prawo do sprostowania danych nieprawidłowych lub uzupełnienia niekompletnych (art. 16 RODO),
• Prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), gdy nie ma podstawy prawnej do dalszego przetwarzania (art. 17 RODO),
• Prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• Prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO),
• Prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania na podstawie uzasadnionego interesu (art. 21 RODO),
• Prawo do niepodlegania zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji (art. 22 RODO).

Żądania związane z realizacją praw należy kierować na adres: kontakt@apptort.pl.

Administrator odpowiada na żądania w terminie jednego miesiąca od ich otrzymania. W uzasadnionych przypadkach termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Administrator informuje wnioskodawcę przed upływem pierwszego miesiąca.

W przypadku uznania, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO, przysługuje prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, www.uodo.gov.pl.

§9. Bezpieczeństwo danych

1. Administrator stosuje odpowiednie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, w szczególności:
   • szyfrowanie połączeń protokołem HTTPS/TLS,
   • przechowywanie haseł w formie zaszyfrowanej (hash),
   • izolację danych między Placówkami,
   • kontrolę dostępu opartą na rolach,
   • regularne kopie zapasowe danych,
   • ograniczenie dostępu do danych wyłącznie do uprawnionych pracowników i systemów.
2. Szczegółowe informacje o stosowanych środkach bezpieczeństwa zawarte są w dokumencie „Bezpieczeństwo danych TorT i EwiJob” dostępnym na stronie https://apptort.pl.

§10. Pliki cookies

Informacje dotyczące plików cookies zawarte są w odrębnej Polityce Cookies dostępnej na stronie https://apptort.pl.

§11. Zmiany Polityki Prywatności

1. Administrator zastrzega prawo do zmiany Polityki Prywatności z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa, zmiany stosowanych technologii lub rozszerzenia zakresu usług.
2. O istotnych zmianach Administrator informuje Klientów drogą e-mailową z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem.
3. Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna pod adresem https://apptort.pl.